Большинство проблем на таможне начинается ещё в Китае, когда поставщик отправил груз с неполными или неправильными документами. Исправить их, пока товар на складе в Иу, — дело одного дня. Исправить, когда фура стоит на Хоргосе или контейнер в Поти, — неделя и деньги за простой. Мы собрали список документов, которые стоит получить от китайского поставщика, и объяснили, зачем каждый нужен.
Базовый пакет для любой поставки
| Документ | Китайское название | Зачем нужен |
|---|---|---|
| Контракт | 合同 | Основание сделки, условия поставки, ответственность |
| Проформа-инвойс | 形式发票 | Счёт на предоплату, основа для банка |
| Коммерческий инвойс | 商业发票 | Цена и описание товара для таможни |
| Упаковочный лист | 装箱单 | Вес, объём, количество мест по каждой позиции |
| Экспортная декларация | 报关单 | Подтверждение экспорта из Китая |
| Сертификат происхождения | 原产地证书 | Подтверждение страны производства |
Эти документы нужны почти для каждой поставки в страны СНГ. Без инвойса и упаковочного листа груз не оформят ни в Казахстане, ни в Грузии.
Китайские названия в таблице пригодятся, когда вы переписываетесь с менеджером фабрики через WeChat или переводчик. Многие поставщики с небольшим опытом экспорта не понимают, что такое «packing list», но сразу узнают «装箱单». Это экономит время и снижает риск, что вам пришлют не тот документ.
Что должно быть в контракте
Контракт защищает вас при споре и нужен банку для оплаты. Для импорта в Казахстан или Беларусь банк может потребовать его для валютного контроля.
Обязательно укажите:
- наименования и реквизиты сторон;
- точное описание товара, модели, характеристики, количество;
- цену за единицу и общую сумму, валюту;
- условия поставки по Инкотермс 2020 с местом, например FCA Иу;
- сроки производства и отгрузки;
- порядок оплаты: предоплата, остаток, сроки;
- требования к качеству, упаковке и маркировке;
- обязанность поставщика предоставить документы, включая сертификат происхождения;
- порядок приёмки и претензий;
- применимое право и порядок разрешения споров.
Коммерческий инвойс и упаковочный лист
Это главные документы для таможни. Проверяйте их особенно внимательно.
В инвойсе должны быть:
- номер и дата, ссылка на контракт;
- продавец и покупатель с полными реквизитами;
- описание каждой позиции: что это, из чего сделано, для чего;
- код HS, если поставщик его знает;
- количество, единица измерения, цена за единицу, сумма;
- условия поставки и валюта;
- страна происхождения.
В упаковочном листе:
- количество мест и их нумерация;
- вес нетто и брутто по каждой позиции и в целом;
- объём;
- что лежит в каждой коробке.
Данные в инвойсе, упаковочном листе и транспортном документе должны совпадать. Расхождение в весе или количестве мест — одна из самых частых причин задержки на границе.
Отдельно проверьте, кто указан продавцом. Если вы платите одной компании, а инвойс выписан от другой, банк и таможня зададут вопросы. Такое бывает, когда фабрика продаёт через свою торговую компанию или агента. Это допустимо, но должно быть отражено в контракте: например, трёхсторонним соглашением или указанием, что агент действует от имени производителя.
Документы о соответствии и безопасности
Для товаров под техрегламентами ЕАЭС или национальными требованиями Грузии, Азербайджана, Таджикистана понадобятся документы от фабрики для оформления сертификатов:
- протоколы испытаний (test reports) от лабораторий;
- техническая документация: характеристики, схемы, описание материалов;
- инструкция по эксплуатации;
- паспорт безопасности (MSDS/SDS) для химии, косметики, батарей, жидкостей;
- отчёт UN38.3 для литиевых батарей, без него их не примут к перевозке;
- сертификаты, которые уже есть у фабрики для других рынков, например CE.
Сами по себе эти документы не заменяют сертификат ЕАЭС или национальный сертификат, но без них его сложно получить. Подробнее в статье сертификат ЕАЭС.
Не стесняйтесь просить документы ещё на этапе выбора поставщика. Фабрика, которая регулярно экспортирует, обычно присылает протоколы испытаний и технические файлы за день. Если поставщик тянет время или присылает документы на другую модель, это сигнал, что с ним будет трудно и дальше.
Документы под конкретные страны
- Казахстан. Детальный инвойс с позициями, которые вы будете продавать отдельно, чтобы товар корректно отразился в ИС ЭСФ. Для маркируемых товаров данные для заказа кодов.
- Кыргызстан и Армения. То же, плюс документы, подтверждающие происхождение, если товар потом поедет в другие страны ЕАЭС.
- Грузия. Сертификат происхождения по соглашению о свободной торговле Грузия — Китай для льготной пошлины.
- Азербайджан, Таджикистан. Документы для национальной сертификации, переводы по требованию.
- Туркменистан. Контракт в форме, которую примут для регистрации, и полный пакет для банка.
Фото, видео и отчёты о проверке
Это не таможенные документы, но они защищают вас:
- фото готовой продукции и упаковки перед отгрузкой;
- видео загрузки контейнера или машины;
- фото маркировки на коробках;
- отчёт инспекции, если вы её заказывали.
Если груз придёт повреждённым или не тем, эти материалы помогут доказать, что проблема возникла у поставщика или при перевозке. Подробнее на странице инспекция товара.
Чек-лист перед отгрузкой
- Контракт подписан, условия поставки указаны.
- Инвойс совпадает с контрактом по описанию, количеству и цене.
- Упаковочный лист совпадает с инвойсом и фактическим грузом.
- Сертификат происхождения заказан, данные совпадают с инвойсом.
- Протоколы испытаний и техническая документация получены.
- Для батарей есть UN38.3, для химии MSDS.
- Фото и видео отгрузки получены.
- Документы отправлены брокеру на проверку.
«Везём из Китая» проверяет документы поставщика до отгрузки и помогает собрать полный пакет под требования вашей страны.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик не даёт экспортную декларацию?
Экспортную декларацию оформляет экспортёр или экспедитор. Если поставщик отказывается её показать, уточните, кто экспортирует товар и на каких условиях. Отсутствие нормального экспорта часто означает карго-схему.
Нужен ли перевод документов на русский?
Для таможни стран ЕАЭС документы на английском обычно принимают, но по запросу могут потребовать перевод. Документы только на китайском лучше переводить. Требования уточняйте у брокера.
Можно ли получить документы после отгрузки?
Технически да, но это рискованно. Если груз пришёл на таможню без нужных документов, он стоит на складе временного хранения, а вы платите за хранение. Лучше проверить всё до отгрузки.
Кто составляет инвойс: поставщик или покупатель?
Инвойс составляет продавец, то есть китайский поставщик. Но покупатель может и должен проверить его до отгрузки и попросить исправить ошибки.